10 Tipp, hogyan oszd be az idődet, ha túl stresszes vagy a határidőktől!

máj 31, 2020


A jelenlegi túlkommunikált társadalmunkban kiemelkedően fontos, hogy hogyan osszuk be az időnket. Cikk sorozatunk abban segít, hogy személyiséged alapján mikre kell figyelned. Első részünkben azokkal foglalkozunk, akik nem bírják a nyomást, határidőket, stresszes állapotban lévő teljesítést.

Van egy régi ismerősöm még középiskolából. Sándort mindig szerették ugratni a többiek amikor még nem ismerték, de ez nem is csoda, kerülte a konfrontációt, konfliktusokat. Sok mindent elmondhattunk róla, de egy dolog miatt már az elő félév végére kijárt neki a tisztelet: Ő volt az egyetlen az osztályban, aki képes volt hosszabb szövegeket bogarászni és részletesen utána nézni dolgoknak. Azért én valahol mindig is sajnáltam, szerintem túl sokszor mondott igent dolgokra. „Megírod a házim Sanyi?”; „Persze, adjad.”; „Segítesz utána néznem Sándor a második világháború politikai részleteinek?”; „Igen, mihez kell?”

Azt láttam rajta, hogy legtöbbször túlvállalta magát. Mondtam is neki, hogy szerintem nem kéne, mert visszaélnek a jószándékával.

Később a precizitása és aprólékossága miatt Sándornak saját vállalkozása lett. Egy jóhangulatú beszélgetés alakult ki köztünk egy osztálytalálkozón. A találkozásunk ősszel történt és már akkor rengeteg gondolata akörül forgott, hogy kinek mit ad ajándékba karácsonyra. Szerintem a stresszt akarta elkerülni, vagy csak nem bírta a spontán dolgokat.

Erőssége volt, hogy olyan dolgokat tudott megtenni vállalkozóként, amikre nekem mindig is valakit alkalmaznom kellet.

  • Alapvetően lassabban dolgozott, mint ahogy azt az én szoktam, viszont sokkal pontosabban, precízebben.
  • Könyvelő irodája volt és elmondta, azért szeretik a partnerek igazán, mert képes 50-60 oldalnyi dokumentumot tüzetesen átvizsgálni, amikben mindig talál spórolni való összegeket vagy változtatni valókat.
  • Kevés ügyféllel tud dolgozni egyszerre, viszont nekik magas bérezésért, hiszen nagyon aprólékos.

Akkor mikről panaszkodott Sándor?

Sok problémába ütközött az ideje nem megfelelő beosztása miatt, nem csak a vállalkozásban, hanem a magán életben egyaránt.

  • Beszélt arról, hogy kiborul az ÁFA bevallás idején. Minden ügyfélnek határidőre, nagy precizitással kell elkészítenie a papírokat. Amikor bármilyen nyomás nehezedik rá, már többször hibázik a munkák során.
  • Több alkalommal ezekben a helyzetekben csak 1-2 whisky elkortyolása után tud nyugodtan aludni, de sokszor csak forgolódik és pörögnek a számok a fejében.

Stresszekezls

  • Elmondta, hogy gyakran kérnek tőle szerződés átvizsgálást az ügyfelek szívességből, amiket idő hiányában csak otthon tud megtenni, ez már a szociális élete rovására megy. Nem tud nemet mondani, mert ez egy kellemetlen konfliktus helyzet.
  • Volt még egy nagy hibája, nagyon rendszeresen esik halogatásba a határidős feladatoknál. Ennek nem az az oka, hogy nem akarja megcsinálni. Itt főleg a kész KELL lennie hozzáállással van baja. Elpanaszolta, hogy sokszor észre sem veszi, de kevésbé fontos feladatokkal kezd foglalkozni.

Picit spiccesebben elmondta azt is, hogy hogy sokszor gondolkodik azon, hogy ott hagyja az egészet és elmegy valami alkalmazotti, felelősség nélküli munkát végezni. Mindig könnyű játszani a gondolattal, hogy feladjuk, de szerencsére ő nem tette. A legtöbb problémája a konfliktusok kerülése és a stresszes feladatok halogatásából ered. Neki ezzel kellet többet foglalkozni a sikerhez.

10 TIPP az időbeosztáshoz, ha hasonlítasz Sándorra!

1.tipp: Próbálj tervezetten kilépni a megszokottból!

Sokszor a Sándorra hasonlító emberek ragaszkodnak az egyszer már bevált módszerekhez és félnek változtatni, változni. Érdemes tudatosan kilépni ebből és magunkra erőltetni új megoldásokat. Sokszor csak azért nem jut bizonyos feladatokra idő, mert a régi módszer a felgyűlt munkához nem elég. Nehéz lesz, de készséggé tud válni egy új megoldás 1-2 hét alatt.

2.tipp: Ne hagyd, hogy több feladatot adjanak neked, mint amennyit elbírsz!

Mesélt róla, hogy nehéz neki felvállalni a konfliktusokat, ezért többször mond igent, olyan kérésekre, amikre nincs ideje. Elmondta, hogy azt tanácsolja mindenkinek, aki hasonló helyzetben van, próbálják ki, hogy ne bólintsanak egyből a kérésre, gondolják át, hogy belefér -e az idejükbe. Vagy mondják azt, hogy picit idő kell a döntéshez. Neki az vált be, hogy ad magának időt és átgondol minden kérést, egyedül az irodájában, amikor nem zavarja senki.

3. tipp: Figyelj jobban a hatékonyság növelésére is!

Ha hasonlítasz Sándorra, akkor gondot okozhat, hogy túl sok aktív feladatot végzel és sokszor nem tudod az életed külső szemmel nézni, végig gondolni. Tervezz be a naptáradba, olyan időpontokat, ahol nyugodtan leülsz és átgondolod mit, hogyan oldasz meg. Készíts listát, hogy hogyan fogod ezeket átgondolni, majd próbálj bizonyos folyamatokra hatékonyabb megoldást találni, ami kevesebb idő alatt éri el ugyan azt a hatást.

4.tipp: Figyelj rá, hogy a környezeteddel jobban egyeztesd le a fontossági sorrendet!

Tudom, hogy könnyebb sokszor azzal foglalkozni, aminek nincs határideje vagy kevés a stresszfaktor, viszont ez más folyamatokat megakaszthat. Érdemes többször átbeszélni a környezetedben lévő emberekkel a pontos prioritásokat és leegyeztetni a tevékenységeket. Ennek hiánya sokszor eredményez azonnali határidős munkákat, amitől az összes folyamat felborul.

5.tipp: Vállald fel a beszélgetéseket!

Volt már, hogy elnapoltál interperszonális konfliktusokat? Sándor elmondása alapján többször esik olyan hibába, hogy valamit meg kéne beszélnie ügyfeleivel vagy kollégáival, de nem teszi. Ez sokszor eredményez feldúltabb partnereket és olykor plusz munkát számára. Elmesélte, hogy pár évébe telt, amíg felismerte ezt a problémát. Azóta nem halogatja ezeket, megtervezi a beszélgetést, a célokat és utána magára erőlteti.

6.tipp: Időben kezd el a tervet megvalósítani, hogy kevésbé legyen nyomás a befejezésen!

Mesélt arról is, hogy sokszor túl későn kezdi a munkanapjait és ezért elhavazódik a végére, tolódik a napja. Rájött, hogy tudatosan kell tervezni a munkakezdést és magára erőltetni a felkelést, indulást.

7.tipp: Ne a befektetett munkán legyen csak a hangsúly!

Észrevettem rajta, hogy a beszélgetés közben sokszor beszél arról, mit hogyan szokott megcsinálni. Melyik munkát miképp oldja meg és szinte semmit nem beszélt az eredményességről. Többször tapasztalok hasonló embereknél hasonlót, nem figyelnek az eredményre csak az energiaráfordításra és annak beosztására figyelnek. Érdemes jobban szem előtt tartani a célt, figyelni arra, hogy eredmény felé haladjon a folyamat. Nem a befektetett munka hozza meg sokszor a várt sikert, inkább a hatékonyság.

8.tipp: Vedd a kezedbe az irányítást!

Mesélt arról is Sándor, hogy a vállalkozása elején sokszor csak úgy úszott az árral. Alkalmazkodott, nem mondott nemet és ez többször hozta magát olyan helyzetbe, hogy nincs semmire ideje csak segít másoknak. Fel kellett ismernie, hogy a saját kezébe kell venni a dolgok irányítását. Ezt ő úgy tette meg hatékonyan, hogy először az apróbb, kevésbé fontos dolgokat kezdte el saját maga irányítani. Utána szépen megtanulta a komolyabb kihívásokat is kezelni.

9.tipp: Figyelj arra, hogy mit ígérsz és hagyj magadnak elég időt!

Nehéz volt azt megtanulnia, hogyan is kell úgy vállalni, hogy minden beleférjen. Az alap probléma nem azzal volt, hogy nem tudta a munkákat elvégezni, sokkal inkább az eredmény sérült.

10.tipp: Folyamatosan figyelj a megújulásra, változásra! (a világ rohan, ne maradj le)

Ahogyan én láttam rajta, már teljes volt az élete, amikor beszélgettünk. Nagyon érdekes volt, mivel én teljesen máshogyan gondolkodom. Ahogyan mesélt arról, hogy sok időbe telt változtatni élete bizonyos dolgain, de akkor lett igazán önmaga, amikor rájött, hogy egy jól megtervezett változás sokkal tartalmasabbá tudja tenni az életét és nem csak belesüpped a mindennapokba és a munkába. A tervezésen és átgondolt változáson volt nála a hangsúly, ahogyan kivettem a mondandójából. Nem elhamarkodottan lép, viszont figyelnie kell rá.

Sándorral való beszélgetésünk végén elköszöntünk, azóta is tartjuk a kapcsolatot. Vállalkozóként sok problémában tudunk egymásnak segíteni, ha csak beszélgetünk is róla.

Szerző:

Märcz Rajmund
Direktértékesítési szakértő, tréner

Kapcsolódó cikkek: 

Hogyan lettem jobb előadó az elmúlt hónapban?

Hogyan lettem jobb előadó az elmúlt hónapban?

Az elmúlt 2 hónapban, annyi új dologban próbáltam ki magam, mint eddig soha, ilyen rövid idő alatt. Otthonról kell az összes munkapozíciónkat megoldani, ügyfelek keresnek meg új igényekkel. Elkezdtük online térbe áthelyezni az előadásainkat. Ilyenkor derül ki, hogy előadóként ténylegesen mennyire vagy jó.

Miért nehéz jó szakembernek maradni?

Miért nehéz jó szakembernek maradni?

Olyan könnyű csak rászólni a gyerekekre magyarázat nélkül. Hétvégén kisfiaimmal (3 és 4 évesek) sétáltunk a mellettünk lévő kiserdőben, bogarakat nézni. Most ez az aktuális mánia, meg a fára mászás. Lerövidítve az utat két ház között átvágtunk egy poros, füves területen. Mi sem kellett több, a nagyobb már el is kezdte rugdosni a port, a kicsi meg rákontrázott. Én kimerülten, át sem gondolva, rájuk förmedtem „hagyjátok abba”. Majd jött a válasz „de apa, én szeretném” …

0 hozzászólás

Egy hozzászólás elküldése